Captia (« Captia », « nous ») fournit des services d'agent téléphonique et conversationnel propulsés par l'intelligence artificielle, ainsi qu'un portail de suivi, à des entreprises de services (« nos clients »). Cette politique explique comment nous traitons les renseignements personnels, tant ceux de nos clients que ceux des personnes qui communiquent avec nos clients via Captia.
Responsable : Captia — Bromont (Québec), Canada.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Vincent Bourdeau — vbourdeau@exxelpolymers.com.
| Catégorie | Exemples | Source |
|---|---|---|
| Compte client | Nom de l'entreprise, courriel, téléphone, forfait | Fourni par le client |
| Contenu d'appel | Résumé structuré de la demande (nom, numéro de l'appelant, besoin, urgence, moment souhaité) — pas d'enregistrement audio ni de transcription complète conservés, sauf si l'entreprise active explicitement l'enregistrement (voir section 4). Depuis le 3 septembre 2026, si l'appelant répond à la question « vous nous avez trouvés comment? », sa réponse est conservée telle qu'il l'a dite : c'est la seule preuve qu'une entreprise puisse consulter si elle conteste le chiffre qu'on lui présente. Répondre n'est jamais obligatoire et Captia n'insiste pas. | Appels traités par l'IA |
| Interactions web | Messages du chatbot, coordonnées laissées, page consultée | Visiteurs du site du client |
| Données d'usage | Statistiques d'appels, leads, rendez-vous, journaux techniques | Généré par la plateforme |
Nous utilisons ces renseignements uniquement pour : répondre aux appels et messages au nom du client, transmettre les demandes de rendez-vous, capter et transmettre les coordonnées des clients potentiels, produire des statistiques et rapports, fournir le soutien, sécuriser le service, et respecter nos obligations légales.
Par défaut, Captia n'enregistre pas l'appel et ne conserve pas la transcription complète de la conversation. L'assistant vocal comprend la demande pendant l'appel et en extrait un résumé structuré — nom, numéro de téléphone, service demandé, besoin, urgence — que l'appelant a lui-même communiqué pour obtenir un suivi. C'est ce résumé, et seulement lui, qui est conservé et transmis à l'entreprise cliente.
L'annonce d'ouverture est un réglage de chaque ligne, décidé par l'entreprise cliente. Quand elle est activée, la réceptionniste dit dans sa toute première phrase qu'elle est automatisée. Quand elle ne l'est pas, elle ne s'en cache pas pour autant : si l'appelant demande s'il parle à une personne, elle répond qu'elle est une intelligence artificielle, et il peut à tout moment demander à parler à quelqu'un. Cette politique décrit le produit tel qu'il est — nous n'affirmons pas qu'un avis est diffusé sur toutes les lignes, parce que c'est le choix de chaque entreprise.
Si une entreprise cliente active l'enregistrement audio des appels comme fonctionnalité distincte, une mention vocale d'information est alors diffusée au début de l'appel et l'appelant peut demander de ne pas être enregistré ou de parler à une personne (voir notre avis d'enregistrement d'appels, prêt pour cette fonctionnalité). Au Québec, l'enregistrement exige le consentement d'au moins une des parties et la transparence envers l'appelant. Cette fonctionnalité n'est pas offerte à ce jour : aucune ligne n'enregistre l'audio.
Nous ne vendons jamais de renseignements personnels. Nous faisons appel à des fournisseurs (sous-traitants) strictement nécessaires au service, liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité. Les voici, nommés, parce qu'une liste de catégories ne permet à personne de vérifier quoi que ce soit :
Certains de ces fournisseurs hébergent ou traitent des données à l'extérieur du Québec (notamment aux États-Unis). Conformément à la Loi 25, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée avant toute communication hors Québec et exigeons une protection adéquate. La liste à jour des sous-traitants est disponible sur demande auprès du responsable.
Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire aux finalités ci-dessus ou que l'exige la loi. Par défaut : le résumé structuré d'un appel (section 2) est conservé pendant la durée de la relation client, dans le portail de l'entreprise concernée, puis détruit dans un délai raisonnable après la fin de cette relation. Si une entreprise active l'enregistrement audio (section 4), les enregistrements sont conservés jusqu'à 12 mois puis détruits ou anonymisés. Un client peut demander une période plus courte.
Toute personne concernée peut, sous réserve de la loi : accéder à ses renseignements, les faire rectifier, retirer son consentement, demander la cessation de leur diffusion ou la désindexation, et obtenir la portabilité de ses renseignements informatisés. Pour exercer un droit, écrivez au responsable (section 1) avec le numéro de téléphone que vous avez utilisé pour nous joindre — c'est la clé qui permet de retrouver vos renseignements. Nous vérifions votre identité avant de répondre, puis nous vous transmettons l'ensemble de ce que nous détenons, ou nous l'effaçons. Nous répondons dans les 30 jours.
Une exception, et elle vous protège : si vous nous avez demandé de ne plus vous appeler, cette demande-là est conservée même après un effacement. L'effacer vous rendrait rappelable — nous supprimerions la protection en croyant vous protéger. Le registre garde alors votre numéro, et rien d'autre.
Nous protégeons les renseignements par des mesures techniques et organisationnelles : chiffrement en transit, contrôle d'accès par règles de sécurité au niveau des lignes (RLS), authentification, et accès limité au strict nécessaire. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information (CAI) et les personnes concernées, et tiendrons un registre des incidents.
Le portail utilise un stockage local strictement nécessaire au fonctionnement (session, préférences de langue et de thème). Aucun témoin publicitaire ni de pistage tiers n'est utilisé.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, contactez d'abord notre responsable. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date d'entrée en vigueur en haut de page indique la dernière révision.
Captia provides AI phone and chat agents for service businesses. We collect business account details, a structured summary of each call (name, phone number, need, urgency — as volunteered by the caller), web chat interactions and usage data, used only to operate the service. By default, calls are not recorded and no full transcript is kept. If a client business enables call recording as a separate feature, a spoken notice is played at the start of the call. We never sell personal information. Some processors store or process data outside Québec (including the U.S.); we assess privacy factors before any such transfer, as required by Québec's Law 25. You may access, correct, port, or request deletion of your information, and withdraw consent, by contacting our Privacy Officer (Vincent Bourdeau, vbourdeau@exxelpolymers.com). Complaints may be filed with Québec's Commission d'accès à l'information. This is a template pending review by legal counsel.