Captia (« Captia », « nous ») fournit des services d'agent téléphonique et conversationnel propulsés par l'intelligence artificielle, ainsi qu'un portail de suivi, à des entreprises de services (« nos clients »). Cette politique explique comment nous traitons les renseignements personnels, tant ceux de nos clients que ceux des personnes qui communiquent avec nos clients via Captia.
Responsable : Captia — Bromont (Québec), Canada.
Responsable de la protection des renseignements personnels : Vincent Bourdeau — vbourdeau@exxelpolymers.com.
| Catégorie | Exemples | Source |
|---|---|---|
| Compte client | Nom de l'entreprise, courriel, téléphone, forfait | Fourni par le client |
| Contenu d'appel | Enregistrement audio, transcription, résumé, numéro de l'appelant, sujet, sentiment | Appels traités par l'IA |
| Interactions web | Messages du chatbot, coordonnées laissées, page consultée | Visiteurs du site du client |
| Données d'usage | Statistiques d'appels, leads, rendez-vous, journaux techniques | Généré par la plateforme |
Nous utilisons ces renseignements uniquement pour : répondre aux appels et messages au nom du client, prendre des rendez-vous, capter et transmettre les coordonnées des clients potentiels, produire des statistiques et rapports, fournir le soutien, sécuriser le service, et respecter nos obligations légales.
Les appels traités par Captia peuvent être enregistrés et transcrits. Au Québec, l'enregistrement exige le consentement d'au moins une des parties et la transparence envers l'appelant. Une mention vocale d'information est diffusée au début de chaque appel (voir notre avis d'enregistrement d'appels). En poursuivant l'appel, l'appelant consent à l'enregistrement aux fins décrites ici. L'appelant peut demander de ne pas être enregistré ou de parler à une personne.
Nous ne vendons jamais de renseignements personnels. Nous faisons appel à des fournisseurs (sous-traitants) strictement nécessaires au service, liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité : hébergement et base de données, traitement vocal et linguistique par IA, téléphonie, et envoi de courriels. Certains de ces fournisseurs hébergent ou traitent des données à l'extérieur du Québec (notamment aux États-Unis). Conformément à la Loi 25, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée avant toute communication hors Québec et exigeons une protection adéquate. La liste à jour des sous-traitants est disponible sur demande auprès du responsable.
Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire aux finalités ci-dessus ou que l'exige la loi. Par défaut : enregistrements et transcriptions d'appels conservés jusqu'à 12 mois, puis détruits ou anonymisés ; données de compte conservées pendant la durée de la relation client puis détruites dans un délai raisonnable. Un client peut demander une période plus courte.
Toute personne concernée peut, sous réserve de la loi : accéder à ses renseignements, les faire rectifier, retirer son consentement, demander la cessation de leur diffusion ou la désindexation, et obtenir la portabilité de ses renseignements informatisés. Pour exercer un droit, écrivez au responsable (section 1). Nous répondons dans les 30 jours.
Nous protégeons les renseignements par des mesures techniques et organisationnelles : chiffrement en transit, contrôle d'accès par règles de sécurité au niveau des lignes (RLS), authentification, et accès limité au strict nécessaire. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information (CAI) et les personnes concernées, et tiendrons un registre des incidents.
Le portail utilise un stockage local strictement nécessaire au fonctionnement (session, préférences de langue et de thème). Aucun témoin publicitaire ni de pistage tiers n'est utilisé.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, contactez d'abord notre responsable. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date d'entrée en vigueur en haut de page indique la dernière révision.
Captia provides AI phone and chat agents for service businesses. We collect business account details, call recordings/transcripts, web chat interactions and usage data, used only to operate the service. Calls may be recorded and transcribed; a spoken notice is played at the start of each call. We never sell personal information. Some processors store or process data outside Québec (including the U.S.); we assess privacy factors before any such transfer, as required by Québec's Law 25. You may access, correct, port, or request deletion of your information, and withdraw consent, by contacting our Privacy Officer (Vincent Bourdeau, vbourdeau@exxelpolymers.com). Complaints may be filed with Québec's Commission d'accès à l'information. This is a template pending review by legal counsel.